Görev Tanımları

 MECLİS GÖREVLİSİ;

1.Meclis salonu ve görevlilerinin organizesini yapmak ve toplantıların sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak,
2.Belediye Başkanı tarafından belirlenen Meclis gündemini ilgili mevzuat hükümlerine göre Meclis Üyelerine duyurmak,
3.Müdürlüklerin, Meclis Gündemine alınması için gönderdikleri önerileri Başkanlık Makamına sunmak,
4.Meclisin devamının sağlanması ve Meclis Üyelerinin toplantılara gelip gelmediklerinin Meclis Başkanlığınca kontrolünü sağlamak amacıyla Hazirun Cetvelini hazırlamak ve toplantı girişinde meclis üyelerine imzalatmak,
5.Meclisten İhtisas Komisyonlarına havale edilen evrakları, Komisyon toplantısında görüşülmek üzere ilgilisine teslim etmek,
6.Meclis Üyelerinin huzur haklarına yönelik olarak; her ay katıldıkları meclis ve komisyon toplantılarının tespitini yapmak,
7.Meclis toplantılarının işitsel kayıtlarını çözümünü yapmak, toplantı tutanaklarını tutmak ve redakte etmek, meclis kararlarını ve komisyon raporlarını yazmak, Meclis Başkanı ve Katipler ile Komisyon Üyelerinin imza işlemlerini tamamlatmak, alınan tüm kararlar için mevzuatta öngörülen süreler içinde gerekli diğer işlemlerin yapılmasını sağlamak,
8.Büyükşehir Belediye Başkanlığına ve Kaymakamlığa gönderilmesi gereken Meclis kararları ve evraklarını hazırlamak, mevzuatın belirlediği zaman içerisinde göndermek ve sonucu hakkında ilgili birim müdürlüğüne ve Belediye Başkanına bilgi vermek,
9.Kesinleşen kararları bekletmeksizin ilgili birimlere bildirmek,
10.Bir önceki meclis toplantısında alınan Meclis kararlarını, sonraki ilk gelen Meclis toplantısında Meclis üyelerine dağıtmak,
11. Meclis kararları kesinleştikten sonra, karar özetlerini hazırlamak, halkın bilgilendirilmesi amacı ile Belediyenin internet sitesinde yayınlanmasını ve İlçenin muhtelif yerlerinde bulunan ilân tahtalarına asılmak sureti ile duyurulmasını sağlamak,
12.Meclis üyelerince verilen önerge suretlerini ilgili müdürlüğe göndermek ve gelen cevapları başkana sunduktan sonra önerge sahibine iletilmesini sağlamak,
13. Meclis çalışmaları ve müzekkerelerini dosyalar halinde ve sayısal ortamda arşivlemek,
14.Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliğindeki hükümler saklı kalmak ve Başkanlık Makamına bilgi vermek kaydıyla; ilgililerin talebi halinde, Meclis kararlarının aslı gibidir onayı yapılmış nüshalarını ilgili kişi ve kurumlara vermek.

ENCÜMEN GÖREVLİSİ;

1.Encümen Gündemini hazırlamak ve çoğaltarak Encümen Üyelerine dağıtmak.
2. Encümen Kararlarını yazıp, imza işlemleri tamamlanan kararları gecikmeden ilgili birimlere göndermek.
3.2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre yapılacak ihalelerin hazırlıklarının takibini yapmak ve ihalenin yapılmasında Encümen üyelerine yardımcı olmak.
4.Gündeme alınan konuları gündemdeki sırasına göre Encümen Karar defterine kayıt etmek.
5.Toplantı sonunda Encümen Başkanı, üyeler tarafından imzalanmasını sağlamak.

GİDEN EVRAK GÖREVLİSİ;

1.Belediyeden giden her türlü evrakın EBYS de kaydedilerek çıkış numaraları verilmesi işlemlerini yapmak,
2.Kurum dışına giden evrakların E imza kontrolünü yapmak,
3.Kurye aracılığı ile gidecek olan evrakların kayıt işlemlerini yaparak çıkış numarası vermek,
4.Posta aracılığı ile gidecek olan evrakların kayıt işlemlerini yaparak çıkış numarası vermek,
5.Gerektiğinde giden evrakı sistem üzerinden takip eder.
6.Kayıtlı Elektronik Posta adresine gelen ve giden resmi yazıları, elektronik imza doğrulaması yaptıktan sonra ilgili Müdürlüğüne havalesini yapmak.

GELEN EVRAK GÖREVLİSİ;

1.Belediyemize posta, kurye ve vatandaş kanalı ile gelen evrakları zimmetle teslim aldıktan sonra EBYS ortamında bilgisayar kaydına alıp, Yazı İşleri Müdürü tarafından havale ettirildikten sonra ilgili birimlere teslim etmek.
2.Dijital evrakın Müdürlüklere gerek görülürse ulaştırılmasını sağlamak.

KURYE GÖREVLİSİ;

1.Belediyeden Postayla gidecek olan tüm evrakların postalama işlemlerini gerçekleştirmek,
2.Belediyeden Kaymakamlık, Valilik, Büyükşehir Belediyesi vb. Kamu Kurumlarına gidecek olan evrakları elden teslim etmek,
3.Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık vb. diğer Kamu Kurumlarından Belediyeye gelen evrakların teslim alınarak evrak kayıta verilmesi.

KALEM GÖREVLİSİ;

1.Müdürlüğün idari yazışmalarını takip etmek,
2.Evraklardan gerekli olanların gölge dosyalarını hazırlayarak Yazı İşleri Müdürlüğü arşivinde saklanmasını sağlamak,
3.Haftalık, aylık, faaliyet programı hazırlamak,
4.Personelin izin işlemleri takip etmek,
5.Personelin aylık puantaj işlemlerini yapmak,
6.Birim içi hizmet alımı işlemlerini takip etmek.
7.Birim içi SDP sorumlusu olarak arşivle koordinasyonlu şekilde klasör açmak ve doküman ve dosya yönetimini sağlamak.

BİLGİ BELGE GÖREVLİSİ;

1.Kurumun faaliyetleri sonucu oluşan her türlü bilgi ve belgeyi toplamak, değerlendirmek ve saklamak.
2.Arşiv envanter çalışmasının yapılmasını sağlamak.
3.TSE 13298, TSE 13212, Birlikte Çalışıla bilirlik İlkesi, E-Yazışma Teknik Rehberi ve ilgili tüm mevzuatlar çerçevesinde kuruma en uygun arşiv sisteminin belirlenmesini sağlamak.
4.Birimlerdeki evrakın arşive intikal edenlerinin devir ve imha işlemlerinin takibini yapmak.
5.Arşive inen evrakı uygun şartlarda ve önceden belirlenen saklama kriterlerine göre arşivlenmesini sağlamak.
6.Erişim sistemini kurarak arşivden en üst düzey faydayı sağlamak.
7.Bilgi ve belge taleplerinin en kısa sürede ve doğru bir şekilde karşılanmasını sağlamak.
8.Arşiv evrakının ödünç takip sisteminin verimli bir şekilde uygulanmasını sağlamak.
9.Arşiv materyalini fiziki olarak tahribata uğratacak unsurlara karşı gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak.
10.DAGM (Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü) Yönetmeliği’nin ilgili maddesi gereğince arşiv dezenfeksiyonunun yapılmasını sağlamak.

KENT KONSEYİ SEKRETARYASI GÖREVLİSİ;

1.Konseyinin Sekretarya hizmetlerini yürüten personel, çalışmalarında Kent Konseyi Genel Sekreterine karşı sorumludur.
2.Kent Konseyi ile Belediyemiz ilişkilerini yürütmek.  
3.Kent Konseyine, Genel Kurul, Yürütme Kurulu, Meclis ve Çalışma Gruplarının toplantı planlamalarının üyelere bildirilmesi, çalışma mekânı sunulması, araç gereç ve temsili ağırlama ihtiyaçları için destek vermek.
4.Kent Konseyi Genel Kurulu sonuçları ve gerektiğinde faaliyetleri hakkında, Valilik ve Kaymakamlık makamına yazılı bilgi sunmak.
5.Meclis ve Çalışma Grupları Tutanaklarında belirtilen projeleri, Kent Konseyi Yürütme kurulu toplantısında değerlendirilmesi için, Kent Konseyi Genel Sekreterine sunmak. Yürütme Kurulu Toplantısı sonuçlarına göre alınan kararları Belediye Meclisine sunmak.
6.Kent Konseyi Yürütme Kurulu, Meclis ve Çalışma Grupları Toplantı tutanaklarını dosyalamak.
7.Kent Konseyi Yürütme Kurulu, Meclis ve Çalışma Gruplarının programlarına, belediyemizden teknik destek sağlamak.
8.Kent Konseyi Yürütme, Meclis ve Çalışma Gruplarının tüm faaliyetleri hakkında yazılı ve görsellerin takip edilmesi ve Belediyemiz Basın Yayın Müdürlüğü, Sosyal Medya Birimine iletilmesini sağlamak.
9.Kent Konseyi oluşumuna yardım ve destek sağlayan, Tuzla belediyesinin, Yazı İşleri Müdürlüğüne, Kent Konseyinin tüm organlarının faaliyetleri hakkında faaliyet raporu sunmak.